Plantilla de cuadrante de turnos en Excel

Esta plantilla de cuadrante de turnos en Excel es un cuadrante ya resuelto —una planta de hospital con 16 trabajadores, 28 días y turnos de día y de noche— junto con las hojas de datos que lo generaron. Puede usarla tal cual, para ver qué aspecto tiene un cuadrante que cubre las 24 horas, o sustituir los datos por los suyos y volver a optimizarla en esta misma web.

Qué contiene el archivo

• cuadrante ejemplo: el resultado. Una fila por trabajador y una columna por día, con «Día» o «Noche» en cada casilla. Son valores, no fórmulas: sirve para imprimir o para enseñar, y no se recalcula si usted cambia un dato.
• turnos: los dos turnos del ejemplo, Día (07:00–19:00) y Noche (19:00–07:00). Si la hora de fin es anterior a la de inicio, el turno cruza la medianoche.
• puestos: los tres puestos del ejemplo (enfermero, encargado y auxiliar) y cuánto «cuesta» dejar cada uno sin cubrir.
• personal: los 16 trabajadores, con su coste por hora y sus mínimos y máximos de horas y de días en el periodo.
• habilidades: quién puede cubrir cada puesto.
• puesto Enfermero, puesto Encargado y puesto Auxiliar: una cuadrícula por puesto con cuántas personas hacen falta en cada turno y cada día.
• parametros: las reglas del cálculo: descanso mínimo entre turnos, máximo de días y de noches seguidas, recargo nocturno y de fin de semana, y el tiempo límite de cálculo.

Cómo adaptarla a su servicio

1. En turnos, escriba sus turnos reales con su horario. Puede tener hasta 12.
2. En puestos, deje un puesto por fila (por ejemplo, «Vigilante» o «Cajero»). Después duplique una de las hojas puesto…, una por cada puesto, y escriba el nombre del puesto en la celda A1.
3. En personal, sustituya los nombres y ajuste los límites de horas y de días de cada trabajador; en habilidades, indique qué puestos puede cubrir cada uno.
4. En las hojas de puestos, cambie las fechas de la primera fila y cuántas personas necesita cada turno cada día. El periodo puede llegar a 42 días.
5. En parametros, ponga el descanso mínimo entre jornadas. El valor del ejemplo es de 11 horas; el Estatuto de los Trabajadores fija 12 horas como mínimo entre el final de una jornada y el comienzo de la siguiente, y su convenio puede ser más exigente. Revíselo antes de usar el resultado.

Cómo volver a optimizarla

Guarde el archivo en Excel y súbalo en el generador de turnos rotativos: arrástrelo a la zona de carga o pulse «elegir un archivo». El optimizador lee las hojas de datos —la hoja cuadrante ejemplo la ignora, así que puede dejarla o borrarla— y devuelve un cuadrante nuevo que cumple las reglas obligatorias (habilidades, disponibilidad, descanso mínimo, máximo de días y de noches seguidas). Si el personal no alcanza, el cuadrante vuelve igualmente, con los puestos que no se han podido cubrir indicados aparte. Admite hasta 60 trabajadores, 42 días, 12 turnos y 12 puestos, y el resultado se puede descargar de nuevo en .xlsx.

Qué no hace

• No es una hoja con fórmulas. El cálculo se hace en la web, no dentro de Excel: si cambia un dato en el archivo, el cuadrante de la primera hoja no se actualiza hasta que lo suba y lo resuelva de nuevo.
• Solo lee su propio formato: hojas y columnas con estos nombres. No sirve para subir cualquier cuadrante u hoja de horarios que ya tenga; hay que pasar los datos a esta plantilla.
• No conoce su convenio colectivo. Aplica las reglas que usted escriba en parametros y no comprueba jornada máxima, vacaciones, festivos ni permisos. Los turnos del ejemplo son de 12 horas, y en España la jornada ordinaria diaria es de 9 horas salvo que el convenio establezca otra distribución, así que revise los suyos. Esto no es asesoramiento laboral.
• No gestiona cambios de turno entre compañeros ni horas extra. Para una ausencia, indique que esa persona no está disponible esos días y vuelva a resolver.
• No es una rotación fija de las que se repiten igual siempre (4x4, 2-2-3). Si ese es su caso, no necesita un optimizador: vea el generador de rotaciones (en inglés) o el ejemplo de rol de turnos para 4 personas, con descarga en Excel.

Preguntas frecuentes

¿Lleva macros? No. Es un archivo .xlsx normal.

¿Es gratis? Sí, sin cuenta ni periodo de prueba. El archivo que suba se lee para resolver el cálculo y no se guarda.

¿Por qué un ejemplo de hospital? Porque tiene varios puestos con habilidades distintas y noches, que es donde un cuadrante a mano se complica. Si lo suyo es más sencillo, borre lo que le sobre.

¿Y si necesito ver otros ejemplos? En el generador hay cinco conjuntos de datos de ejemplo que se pueden resolver y descargar en .xlsx.